三個高效的說話技巧勇於表達意見才能把工作做好
1.闡明嚴重性,指出大方向
提出意見之前,也許發現同事的提案不只一處需要改進,這時可先評估各項缺失的影響性,從後果最嚴重的說起。這能讓主管與同事,立即獲知你的觀點,並感受到調整的必要。
例如,同事提出的行銷報告雖完整闡述未來市場趨勢,見解精闢,但卻缺乏明確資料圖表可佐證觀點,導致說服力不足。提出意見時,主要針對易於瞭解、改善後能讓提案更趨完整的痛點下手,避免提出小瑕疵,讓同事覺得像在挑毛病。
2.問題引導,讓同事提出辦法
表達建議時,避免用批評的語言提案缺點,可利用提問的方式,讓他們意識到提案缺失,用類似請益、虛心求教的態度,讓他們樂意再次審視自己的提案,思考出解決方法。以第一點提到行銷報告說明,在提問時可以這麼說:你講得很完整,但我不太懂為什麼未來市場趨勢會這樣發展?不知道你能不能用幾個資料圖表來為我說明呢?
用問題引導的好處在於,即使今天同事想出的解決辦法,可能並無法完整改善缺失,但主管已經由提問中發現不足,執行時必定會多一份斟酌,不會讓提案的缺失影響工作。另一方面,若同事提出了完善的改善方法,他也會從中獲得成就感,不認為提問屬於針對,而是一個互相成長,創造雙贏的機會,相比直指缺點,更能保持與同事之間的良好關係。
3.保持開放,彼此砥礪成長
聽同事解釋問題時,應該保持開放心態,用學習的態度來面對。因為提案有些過程可能是我們沒有考慮到的,我們意見呈現的某些觀點有可能並不如同事全面。
保持學習,絕對是職場溝通的重要心態,今日同事的提案缺點,來日也可能發生在自己身上,因此在提出問題時,也可以同事的表現作為借鏡,提升解決問題的能力。長久下來,會發現在會議提案場合,給出意見不再是難事,而是相互成長,激盪想法的最佳時機。
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