主管如何放心地授權給下屬
主管如何放心地授權給下屬,有效授權對主管、員工及公司三方都有利。在主管方面,授權可以讓他們空出較多工作時間做策略性的思考,下面分享主管如何放心地授權給下屬。
主管如何放心地授權給下屬1
授權有兩種
管理顧問蓋斯達最近在《人力資源雜誌》(HRMagazine)上撰文指出,根據授權希望達成的目標,可以把授權分為兩大類:一類是為了完成某項工作而授權,另一類則是為了培養髮展員工而授權。
在第一種情況中,要達到效果,員工必須知道主管所要求的成果,並且有能力瞭解和完成任務。在第二種情況中,員工不一定是最有能力完成任務的人,但卻是最適合接受挑戰的人。主管授權是為了讓員工從中獲得經驗和知識,給他們提供成長的機會。主管必須花費一些時間和心力,協助員工成功地達成任務。
蓋斯達指出,許多主管之所以無法成功授權,主要是因為:
1、缺乏計劃。主管沒有花時間做授權計劃,找出哪些工作應該要交給部屬執行,哪些則是自己應該花更多時間好好做的事情。事實上,花時間就是為了省時間,幾個小時的完整計劃與說明,可以為主管及員工節省許多執行的時間。
2、沒有充分溝通。授權不僅僅是一句“你照著我說的去做就對了。”主管必須清楚溝通任務的目標,並追蹤過程,才有成功的可能。
3、主管害怕失敗或被取代。把權力和責任交出去並不容易,而且也具有風險。許多主管在授權的過程中,都會擔心不安,害怕員工可能失敗;有些主管則是害怕看到員工把原本是主管在做的事做得很好,甚至更好,因而取代了自己;有些主管則是不願意把權力下放。這些害怕都造成主管攬下過多責任和工作。
如何成功授權
那麼,究竟如何成功授權?《今日管理》歸納指出,成功授權必須做到以下幾點:
1、完整計劃授權。
在授權前,主管必須先評估自己的工作內容和職責之間的關係,檢視是否有些執行性或例行性的工作,妨礙了自己投入更多時間在思考性或計劃性的工作上?
主管可以寫下工作團隊目前負責的所有主要工作,找出哪些工作非自己親自做不可(例如,工作績效評估、管理員工),然後將其它剩下的工作,依重要性、風險度及急迫性的高低分類,決定哪些工作可以分配給員工完成。例行公事的.工作或以前員工曾參與的工作(例如,製作每個月的銷售預算或活動報告),便非常適合交給員工。
此外,主管必須釐清自己想要授權的原因,不要將“授權”與“只想丟出不想做的工作”混為一談。如果主管授權員工是因為員工比自己更有能力完成任務,或者可以節省主管的工作時間,那麼授權沒有問題。如果主管只是因為懶惰,或者任務份量其實很小時。
那麼還不如自己動手做。研究指出,當員工擁有具挑戰性和多元性的工作內容時,他的工作士氣會提高;但是如果員工發現主管只是想佔他便宜,員工的工作士氣便會降低。
2、謹慎選擇授權的物件。
授權的任務必須和員工的特質相符。要把任務分配給最適合的員工,主管必須對所有員工的技能以及他們對工作內容的好惡有所瞭解,才能選出具有能力及意願出色完成任務的員工。
3、充分解釋授權內容。
主管要確定員工瞭解授權的內容、任務在公司中所扮演的角色(包括重要性及急迫性),並警告員工他們可能會面對的問題(例如,機密資訊可能難以取得)。還要向員工說明之所以授權的原因和對任務結果的預期等,幫助員工全面地瞭解任務的意義,避免員工只是單純被賦予任務。
告知員工任務內容後,主管應該要求員工複述,以確認他了解工作內容。只是詢問員工是否瞭解,然後對方點頭稱是,並不代表員工真正瞭解。有時候成功授權所需花費的時間和精力,不亞於主管親自執行,因而主管必須有心理準備。
4、排定支援措施。
例如,告知員工,當他們有問題時,可以向誰求助,並且提供他們需要的工具或場所。當主管把自己的工作分配給員工時,確定也把權力一起轉交。例如,告訴合作物件,自己已經授權給某位員工負責分析市場現況,請他以後直接給予該名員工協助,事先為員工的成功鋪平道路。此外,主管要讓員工瞭解,他們日後還是可以尋求主管的意見和支援。
主管如何放心地授權給下屬2
1。率先表明自己的看法
當有難題要應付時,部下都盯著上司,如不及時闡明態度和做法的話(哪怕是錯誤的),部下會認為上司很無能。同樣,要想和部下打成一片的話,必須先放下架子,不要高高在上而要有適宜的言行舉止。
2。揭人不揭短
批人不揭皮。現場人多,即使部下做的不對,如果當著大家的面訓斥部下的話,會深深挫傷其自尊心,認為你不再信任他,從而產生極大的牴觸情緒。記住:誇獎要在人多的場合,批評要單獨談話,尤其是點名道姓的訓斥,更要儘量避免。
3。交流時間長不如短,次數少不如多
多交流顯得親熱,交流時間不要太長,長了之後言多必失,頻繁短時間接觸部下,部下更容易親近,更容易知道你在注意他、關心他。
4。要想讓人服,先得讓人言
俗話說:要想人服,先讓人言。縱使說服的理由有一百條,也別忘了讓員工先說完自己的看法,不要連聽都不聽,不聽等於取消別人的發言權,是不信任的最直接表現。不管自己多麼正確,都要讓對方把話說清楚,然後再去要求員工換位思考解決問題,讓他處在自己的位置上看如何解決。如果他設身處地去想,很可能兩人能取得一致的意見。
5。讓員工幫助解決問題
現在的員工都有熟練的技巧,而且一般都很熱心地把一已之長貢獻給群體。事實上,他們對本身工作的'認識。比任何人都清楚。因此,要求員工幫助解決問題,不單可以有效地運用寶貴的資源,而且可以工營造一起合作、共同參與的氣氛。
6。加強和下屬的感情
用一些小技巧,比如親筆寫一封感謝便條,讓上級給他打個電話,請員工喝茶、吃飯,有小的進步立即表揚,或者進行家訪,對員工的生活和家庭表現出一定的興趣,經常走走,打打招呼,有時候送些神祕的小禮物。通過這些小技巧,能夠加強和下屬的感情。
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